اخذ پلمپ دفاتر: کلیه شرکت ها پس از ثبت رسمی و ارائه اظهارنامه های ثبتی خود، ملزم به طی مراحل پلمپ دفاتر هستند. پلمپ دفاتر فرآیندی قانونی برای ثبت رسمی دفاتر مالی و حسابداری شرکت ها است که تحت نظارت اداره ثبت شرکت ها انجام می شود. این اقدام به شفافیت مالی، پیشگیری از تخلفات مالیاتی و ارائه گزارش های دقیق از فعالیت های مالی شرکت کمک می کند. شرکت ها برای شروع این فرآیند باید اظهارنامه پلمپ دفاتر را به اداره ثبت شرکت ها ارسال کنند. دفاتر قانونی پس از بررسی و تایید مدارک شامل دفتر روزنامه و دفتر کل صادر و پلمپ می شوند. تمامی تراکنش های مالی شرکت باید در این دفاتر به صورت دقیق و بدون خط خوردگی ثبت شوند.
عدم انجام این فرآیند ممکن است منجر به جریمه های مالیاتی، مشکلات حقوقی و رد دفاتر مالیاتی توسط نهادهای نظارتی شود. همچنین شرکت هایی که دفاتر پلمپ شده خود را به موقع ارائه نمی کنند، ممکن است از مزایا و معافیت های مالیاتی محروم شوند. برای ثبت نام پلمپ دفاتر ارائه مدارکی نظیر آگهی ثبت شرکت، شناسه ملی، کد اقتصادی و اطلاعات اعضای هیئت مدیره ضروری است. پرداخت هزینه های مرتبط نیز بخشی از این فرآیند است که شامل هزینه های صدور و ثبت دفاتر و ارسال مدارک می باشد. علاوه بر الزامات قانونی اخذ پلمپ دفاتر از نظر مدیریتی نیز اهمیت دارد. این دفاتر به مدیران کمک می کنند تا وضعیت مالی شرکت را مستند کنند و گزارش های منظمی برای شرکا، سرمایه گذاران و نهادهای نظارتی ارائه دهند.
اخذ پلمپ دفاتر
اخذ پلمپ دفاتر با پر کردن اظهارنامه و فرم های اطلاعاتی موجود در این دفاتر میسر خواهد بود. متقاضیان باید مهر مخصوص شرکت را نیز برای تکمیل اظهارنامه و فرم های اطلاعاتی مربوطه در برگه ها لحاظ کنند. کلیه تاجرین مکلف هستند که معاملات خود را با این روش ثبت کرده و اطلاع رسانی های لازم را در این زمینه به صورت قانونی انجام دهند. قانونگذاران به دلیل اهمیت خاصی که به دفاتر تجاری می دهند این قوانین را تصویب کرده اند که رسیدگی به فعالیت های این مشاغل را ساده تر می کند.
در راستای اخذ پلمپ دفاتر به ماده قانون 11 اشاره می شود که کلیه اطلاعات را در رابطه با این فرایند ارائه می دهد. بر مبنای این قانون باید یک دفتر کپیه برای هر دفتر تجاری فراهم شود و نمره ترتیبی در هر یک از صفحات آن قرار بگیرد. لازم به ذکر است که نیاز به امضای صفحات مذبور به صورت مجزا وجود ندارد. در این زمینه در نظر گرفتن مهلت پلمپ دفاتر نیز یکی از مهمترین نکات به شمار می رود. در طول هر سال باید برای پلمپ دفتر سال بعد اقدام کنید. به طور مثال در سال 95 باید برای پلمپ دفاتر سال 96 اقدام کرده باشید. در غیر این صورت قوانین این حوزه به درستی رعایت نمی شود.
کلیه مدارک برای پلمپ دفاتر
- دفتر روزنامه که تاجرین باید کلیه دیون و اسناد مالی و داد و ستدهای خود را به سادگی در آن ثبت کند. به این ترتیب رسیدگی به این امور به صورت قانونی زیر نظر کارشناسان انجام می گیرد.
- دفتر کل برای اخذ پلمپ دفاتر یکی از مدارک مهم به شمار می رود. این دفتر باید هفته ای یک بار توسط متقاضیان پر شود. این دفاتر به صورت قابل تفکیک در اختیار کسب و کارها قرار می گیرند.
- دفاتر دارایی که در طول هر سال به صورت جامع اطلاعات منقول و غیر منقول شرکت ها و کسب و کارهای تجاری در آن ها ثبت می شود. به این ترتیب رسیدگی به دیون و مطالبات کسب وکارها نیز ساده تر می شود.
- دفتر کپیه برای رسیدگی بهتر به مراسلات و نامه ها به کار می رود و باید برگه های تلکس، تلگراف ها و فاکتورها ضمیمه آن شوند. برای تکمیل آن باید حتما اطلاعات کتبی خود را ضمیمه کنید.
تکسفیر یک موسسه حقوقی در زمینه ثبت شرکت ها، اختراعات، طرح های صنعتی و ارائه خدمات حقوقی است و بیش از 10 سال سابقه دارد. این مؤسسه با بهره گیری از دانش تخصصی و تجربه گسترده به متقاضیان کمک می کند تا فرآیندهای قانونی خود از جمله اخذ پلمپ دفاتر را با دقت و سرعت انجام دهند.
تکسفیر با ارائه مشاوره جامع در خصوص تکمیل و ثبت دفاتر قانونی نظیر دفتر روزنامه، دفتر کل و دفاتر دارایی اطمینان حاصل می کند که تمامی اطلاعات مالی و تجاری شرکت ها به درستی ثبت و تنظیم شود. همچنین این مؤسسه خدمات مربوط به تهیه مدارک مورد نیاز برای اشخاص حقیقی و حقوقی را ارائه می دهد تا هیچ گونه نقص یا اشتباهی در مراحل پلمپ دفاتر رخ ندهد.
مراحل اخذ پلمپ دفاتر قانونی به صورت جزئی و کامل
پلمپ دفاتر قانونی یکی از الزامات قانونی برای تمامی اشخاص حقوقی و حقیقی دارای کسب و کار است. این فرآیند به منظور ثبت و نگهداری اطلاعات مالی در قالب دفاتر قانونی انجام می شود و هرگونه تأخیر یا عدم انجام آن می تواند منجر به جرائم مالیاتی یا مشکلات قانونی شود. در ادامه مراحل اخذ پلمپ دفاتر قانونی به صورت کامل شرح می دهیم.
ورود به سامانه ثبت شرکت ها
برای شروع فرآیند به وب سایت رسمی اداره ثبت شرکت‌ها به نشانی irsherkat.ssaa.ir مراجعه کنید. گزینه “پلمپ دفاتر تجاری” را در صفحه اصلی سامانه انتخاب کنید. این گزینه شما را به بخش مربوط به ثبت درخواست هدایت می کند.
انتخاب نوع شخص متقاضی
در این مرحله باید مشخص کنید که متقاضی پلمپ دفاتر حقوقی (شرکت) یا حقیقی است. این انتخاب تأثیر مستقیمی بر نوع اطلاعاتی دارد که باید در مراحل بعدی وارد شود.
وارد کردن اطلاعات شخصی
اگر متقاضی حقیقی هستید، اطلاعات زیر را کامل کنید:
- نام و نام خانوادگی
- شماره ملی
- شماره تلفن همراه
- آدرس و کد پستی
اگر متقاضی حقوقی هستید، اطلاعات زیر را کامل کنید:
- نام شرکت
- شناسه ملی شرکت
- شماره ثبت
- کد پستی شرکت
- شماره تماس ثابت و همراه
تعیین دوره مالی
دوره مالی شرکت را مطابق با اساسنامه شرکت وارد کنید. معمولاً دوره مالی از ابتدای سال شمسی شروع می شود و در پایان همان سال به پایان می رسد؛ مگر اینکه اساسنامه شرکت ترتیب دیگری را مشخص کرده باشد.
ثبت آدرس محل دریافت دفاتر
در این مرحله باید آدرس دقیق برای ارسال دفاتر پلمپ شده توسط پست را وارد کنید. حتما اطمینان حاصل کنید که آدرس وارد شده دقیق و صحیح باشد؛ زیرا دفاتر مستقیماً به این آدرس ارسال خواهند شد.
بررسی و تأیید اطلاعات وارد شده
سامانه پس از وارد کردن اطلاعات به شما امکان بازبینی و تأیید نهایی داده ها را می دهد. این مرحله بسیار مهم است؛ زیرا هرگونه خطا یا نقص اطلاعاتی ممکن است درخواست شما را به تأخیر بیندازد.
دریافت شماره پیگیری
سامانه پس از تأیید اطلاعات، یک شماره پیگیری برای درخواست شما صادر می کند. این شماره را یادداشت کنید؛ زیرا در مراحل بعدی برای پیگیری وضعیت درخواست به آن نیاز خواهید داشت.
تعیین سمت تکمیل کننده اظهارنامه
در این مرحله باید سمت خود را در شرکت مشخص کنید. از جمله سمت های قانونی می توان به مدیرعامل، رئیس هیأت مدیره یا سایر سمت های قانونی مرتبط اشاره کرد. سپس اطلاعات مربوط به شخصی که اظهارنامه را تکمیل می کند وارد کنید.
وارد کردن اطلاعات اعضای هیأت مدیره
تمامی اطلاعات اعضای هیأت مدیره از جمله نام، شماره ملی، سمت و مدت تصدی آن ها را در سامانه وارد کنید. این اطلاعات باید دقیقاً مطابق با اطلاعات موجود در روزنامه رسمی شرکت باشد.
تعیین سمت و حق امضا
در این بخش باید سمت های اعضای هیأت مدیره و حدود حق امضای آن ها مشخص شود. این اطلاعات در ثبت دفاتر قانونی و اعتبار امضاها اهمیت زیادی دارد.
انتخاب دفاتر موردنیاز
سامانه به شما اجازه می‌دهد نوع دفاتر و تعداد موردنیاز از هر یک را انتخاب کنید. همچنین باید تعداد برگ ها و جلدها را مشخص کنید. به‌طور معمول دفاتر ۵۰ یا ۱۰۰ برگی برای شرکت‌های کوچک تر و دفاتر ۲۰۰ برگی برای شرکت های بزرگ تر انتخاب می شوند.
تأیید نهایی اظهارنامه
پس از وارد کردن تمام اطلاعات و انتخاب دفاتر موردنیاز، اظهارنامه را تأیید و پذیرش نهایی را انجام دهید. در این مرحله نسخه ای از اظهارنامه به صورت الکترونیکی در دسترس شما قرار می گیرد که باید آن را چاپ، مهر و امضا کنید.
ارسال مدارک به اداره ثبت شرکت ها
اصل اظهارنامه مهر و امضا شده به همراه سایر مدارک مورد نیاز مانند کپی شناسنامه و کارت ملی اعضای هیأت مدیره، روزنامه رسمی ثبت شرکت و آخرین تغییرات، باید به اداره ثبت شرکت ها ارسال شود. این مدارک باید به آدرسی که سامانه اعلام می کند پست شوند.
پیگیری درخواست
پس از ارسال مدارک با استفاده از شماره پیگیری وضعیت درخواست خود را در سامانه بررسی کنید. در صورتی که مدارک ارسالی شما کامل باشد، دفاتر پلمپ شده توسط پست به آدرس ثبت شده ارسال خواهند شد.
مهلت پلمپ دفاتر
معمولاً مهلت پلمپ دفاتر قانونی تا پایان هر سال مالی جاری است و شرکت ها باید پیش از شروع سال مالی جدید اقدام به دریافت دفاتر پلمپ شده کنند. به طور کلی این مهلت تا آخر اسفند همان سال ادامه دارد؛ اما توصیه می شود فرایند اخذ پلمپ دفاتر را برای جلوگیری از تأخیر یا مشکلات احتمالی زودتر انجام دهید. توجه به مهلت پلمپ دفاتر قانونی از جرایم مالیاتی و مشکلات قانونی جلوگیری خواهد کرد.
جمع بندی
اخد پلمپ دفاتر فرآیندی قانونی برای ثبت رسمی فعالیت های مالی شرکت ها و تجار است که شفافیت مالی و نظارت را تسهیل می کند. این فرآیند شامل تکمیل اظهارنامه، ثبت اطلاعات مالی و ارائه مدارک به اداره ثبت شرکت ها است. دفاتر روزنامه و کل به ثبت معاملات و انتقال اطلاعات به صورت دوره ای اختصاص دارند، در حالی که دفتر دارایی وضعیت اموال را ثبت می کند. اشخاص حقیقی و حقوقی با ارائه مدارک مشخص، دفاتر خود را پلمپ می کنند. رعایت این الزامات از مشکلات حقوقی و مالیاتی جلوگیری کرده و رسیدگی به پرونده ها را تسریع می کند.
